In un contesto sempre più orientato verso il digitale, numerosi processi aziendali sono interessati alla dematerializzazione della gestione dei documenti con l’introduzione della firma elettronica.
La firma digitale, spesso utilizzata come termine generico, è solo una delle varie tipologie di firma elettronica (*).
Nella scelta degli strumenti per la digitalizzazione, oltre a considerare i vantaggi economici ed ambientali, è fondamentale valutare il valore giuridico e l’integrazione con i processi attuali o da implementare.
La firma elettronica elimina i documenti cartacei
Nel classico flusso di gestione documentale ci sono numerose attività a basso valore aggiunto e grandi consumatrici di tempo, come per esempio:
- stampare,
- firmare,
- scansionare,
- salvare il documento in formato digitale
- archiviare il documento cartaceo.
La dematerializzazione della gestione dei documenti elimina i passi uno, tre, quattro e cinque attraverso un flusso completamente digitale.
Quest’ultima è possibile grazie alla firma elettronica che è un insieme di processi informatici di validazione che garantiscono l’autenticità dei documenti creati e firmati digitalmente.
Perchè implementare la digitalizzazione nella sorveglianza sanitaria?
La sorveglianza sanitaria è solo uno degli ambiti ove il massiccio uso della carta ha generato negli anni un notevole impatto ambientale e importanti costi di archiviazione dei documenti originali.
Per non parlare dell’enorme dispendio di tempo sia per rendere disponibili i documenti in formato digitale sia per ritrovare i documenti originali in caso di necessità.
Al contempo, come abbiamo approfondito nell’articolo di blog precedente, la sorveglianza sanitaria è anche un processo delicato che deve:
- garantire il rispetto della privacy del singolo lavoratore
- mettere l’organizzazione aziendale nella condizione di implementare eventuali prescrizioni
- contribuire al miglioramento delle misure di prevenzione e protezione quando necessario
La sorveglianza sanitaria è il primo modulo di SoftcareHSE che usufruisce dei vantaggi della firma elettronica (**)
Il modulo sorveglianza sanitaria del software di gestione della sicurezza sul lavoro SoftcareHSE offre la possibilità alle aziende e ai loro medici competenti di eliminare l’utilizzo della carta nella gestione della documentazione sanitaria.
Per esempio, la firma elettronica del giudizio d’idoneità alla mansione segue il flusso:
- raccolta della firma grafometrica del lavoratore attraverso la tavoletta Wacom™
- firma digitale del medico competente attraverso certificato smart-card
- creazione documento PDF in modalità PAdES che garantisce al documento digitale pieno valore giuridico.
Inoltre, il processo è gestito completamente all’interno di SoftcareHSE.
Cosa significa di preciso?
Che non è necessario seguire i passi extra richiesti da altri software di terze parti, ovvero: scaricare il pdf in locale per caricarlo successivamente all’interno di un software per l’acquisizione delle firme, risalvarlo e ricaricarlo sull’applicazione web SoftcareHSE.
Quindi l’acquisizione delle firme avviene direttamente con SoftcareHSE e il giudizio d’idoneità alla mansione così creato è archiviato nella cartella personale del lavoratore, consultabile solo dagli utenti autorizzati.
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(*) per approfondire, consultare il sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale
(**) Numerose attività previste per la tutela della salute e sicurezza sul lavoro possono beneficiare dell’introduzione della firma elettronica. Alcuni dei moduli SoftcareHSE interessati all’implementazione della firma elettronica sono la formazione dei lavoratori (raccolta firme partecipanti al corso) e la gestione delle riunioni.
